Un.e assistant.e administratif.ve et logistique h/f

Offre d’emploi

Un.e assistant.e administratif.ve et logistique h/f

Directement rattaché.e à la responsable du service Évènements et protocole, vous assurez un appui administratif à la responsable du service et à la coordinatrice évènements et protocole et participez à la mise à disposition des salles municipales et à l’organisation des évènements.

La Courneuve, ville de 40 000 habitants située aux portes de Paris conjugue développement territorial et solidarité active.

Riche de sa diversité, cette Ville monde lutte contre les discriminations en déployant d’ambitieuses politiques publiques.

Missions

    Assurer l’accueil téléphonique 

  • Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
  • Ecouter, comprendre et reformuler les demandes

 

Assister l’équipe dans l’organisation du travail

  • Gérer et suivre l’agenda du responsable de service
  • Organiser et prendre des notes lors des réunions
  • Assurer la transmission des documents relatifs aux réunions
  • Assurer collectivement la gestion des fournitures.

 

Assurer la mise à disposition des salles municipales 

  • Centraliser les demandes de réservation de salles municipales et de gymnases ne disposant pas de gardien lors des utilisations extra-sportives
  • Etablir les conventions avec les utilisateurs et faire signer la charte d’utilisation
  • Réceptionner et remettre les cautions (rôle de régisseur.euse de recettes suppléant.e)
  • Réaliser des états des lieux d’entrée et de sortie
  • S’assurer de la bonne utilisation de la salle et veiller au respect des normes d’hygiène et de sécurité
  • Signaler à sa hiérarchie et faire des retours aux services municipaux concernés en cas de dégâts

 

Participer à l’organisation logistique des évènements et réunions portés et/ou accompagnés par le service

  • Participer à l’organisation logistique des évènements et réunions portés et/ou accompagnés par le service
  • Recenser et centraliser les demandes logistiques des organisateurs internes et externes
  • Transmettre les demandes aux services municipaux concernés et suivre leur prise en compte
  • Réceptionner les livraisons de mobilier, matériel, denrées, …
  • Participer à la gestion des stocks de mobilier, matériel et denrées en lien avec la commande publique
  • Participer à l’aménagement des espaces en amont des réunions et évènements en partenariat avec l’unité manutention
  • Mettre en place les prestations lors de cérémonies et/ou initiatives (cocktails, plateaux repas, accueil café ….)
  • Montrer aux organisateurs les modalités d’utilisation du matériel mis à disposition
  • Accompagner le bon déroulement des évènements et cérémonies
  • S’assurer de la récupération du mobilier, matériel et denrée

Profil

  • Niveau CAP BEP ou équivalent
  • Connaissance de l’organisation et activités des différents services de la collectivité
  • Connaissances de la ville
  • Qualités rédactionnelles.
  • Techniques d'accueil et de communication orale
  • Outils bureautiques et logiciels métier (gestion de salles et de stock)
  • Sens du service public
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie
  • Rigueur
  • Discrétion
  • Disponibilité
  • Qualités relationnelles
  • Aptitude au travail transversal et partenarial

 

Poste permanent à temps complet : 35h / semaine

présence ponctuelle en soirées et week-ends dans le cadre de l’organisation d’évènements ou pour visiter les salles mises à disposition afin d’en vérifier la bonne utilisation

 

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à Monsieur le Maire avant le lundi 6 juin 2022 de préférence par mail : recrutement@lacourneuve.fr 

ou par voie postale : Hôtel de ville, Rue Gabriel-Péri  93126 La Courneuve Cedex

  • Pole d'emploi : Direction générale
  • Cadre d'emploi : adjoints administratifs

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